Αν χρησιμοποιείτε το Gmail εδώ και καιρό, πιθανότατα έχετε κάνει το κουμπί "Αρχειοθέτηση" την αυτόματη απάντησή σας : διαβάζετε το email, αποφασίζετε ότι "το έχετε διεκπεραιώσει" και το αφαιρείτε από τα εισερχόμενά σας. Είναι βολικό, γρήγορο και σας δίνει την αίσθηση ότι έχετε τα πάντα υπό έλεγχο. Το πρόβλημα προκύπτει όταν αρχίζουν να εμφανίζονται παράξενα πράγματα, όπως μη ρεαλιστικός αριθμός email ή η τρομακτική προειδοποίηση ότι ο χώρος αποθήκευσής σας εξαντλείται.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε πιο προσεκτικά τι συμβαίνει στην πραγματικότητα όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση, γιατί μερικές φορές φαίνεται ότι δεν αρχειοθετούνται όλα τα email , πώς να βρείτε και να καταργήσετε την αρχειοθέτηση μηνυμάτων, τη διαφορά μεταξύ αρχειοθέτησης και διαγραφής, πώς να αυτοματοποιήσετε ένα μέρος της διαδικασίας και, πολύ σημαντικό, πώς να αποτρέψετε αυτή τη συνήθεια από το να γεμίσει τον λογαριασμό σας και να σας αναγκάσει να πληρώσετε για περισσότερο αποθηκευτικό χώρο στην Google.
Τι σημαίνει πραγματικά η αρχειοθέτηση ενός email στο Gmail;
Όταν αρχειοθετείτε ένα μήνυμα στο Gmail, στην πραγματικότητα το αφαιρείτε από τα εισερχόμενά σας και το μετακινείτε στην προβολή "Όλα τα μηνύματα". Δεν διαγράφεται, δεν εξαφανίζεται από τον διακομιστή και σίγουρα συνεχίζει να καταλαμβάνει χώρο στον Λογαριασμό σας Google.
Το Gmail δεν διαθέτει κλασικό φάκελο αρχειοθέτησης όπως άλλα προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντίθετα, η αρχειοθέτηση λειτουργεί ως μια απλή αισθητική ενέργεια : το μήνυμα δεν φέρει πλέον την ετικέτα "Εισερχόμενα", αλλά παραμένει αποθηκευμένο όπως πριν και μπορείτε να το βρείτε στις αναζητήσεις ή στην προβολή "όλα τα μηνύματα".
Εάν κάποιος απαντήσει σε ένα email που έχετε ήδη αρχειοθετήσει, αυτή η συνομιλία θα εμφανιστεί ξανά αυτόματα στα εισερχόμενά σας. Το Gmail θεωρεί το νήμα ως νέα δραστηριότητα και το εμφανίζει ξανά σαν να ήταν ένα νέο email που λάβατε, καθιστώντας την αρχειοθέτηση πολύ χρήσιμη για συνομιλίες που έχετε ήδη αντιμετωπίσει, αλλά οι οποίες ενδέχεται να επανενεργοποιηθούν.
Αυτός ο τρόπος λειτουργίας καθιστά το αρχείο ένα εξαιρετικό εργαλείο για να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας καθαρά χωρίς να χάνετε πληροφορίες . Αντί να διαγράφετε τα πάντα, αφαιρείτε ό,τι δεν χρειάζεται πλέον να βλέπετε καθημερινά, αλλά εξακολουθείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό ανά πάσα στιγμή.
Διαφορά μεταξύ αρχειοθέτησης και διαγραφής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail
Η πιο συνηθισμένη παρανόηση είναι ότι η αρχειοθέτηση και η διαγραφή είναι παρόμοιες ενέργειες. Δεν είναι: η βασική διαφορά είναι ότι η διαγραφή απελευθερώνει χώρο (μεσοπρόθεσμα), ενώ η αρχειοθέτηση όχι.
Όταν διαγράφετε ένα email στο Gmail, αυτό μεταφέρεται στον φάκελο "Κάδος απορριμμάτων". Παραμένει εκεί για 30 ημέρες, κατά τη διάρκεια των οποίων μπορείτε να το ανακτήσετε αν αλλάξετε γνώμη. Μετά από αυτό το διάστημα, το Gmail το διαγράφει οριστικά από τους διακομιστές του και δεν υπάρχει τρόπος να το επαναφέρετε. Μόνο μετά από αυτήν την μόνιμη διαγραφή ανακτάται ο χώρος που καταλαμβάνεται από αυτά τα μηνύματα.
Η αρχειοθέτηση, από την άλλη πλευρά, απλώς καταργεί το μήνυμα από τα εισερχόμενά σας και το αποθηκεύει στην ενότητα "Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου". Με άλλα λόγια, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθεί να καταλαμβάνει ακριβώς τον ίδιο χώρο αποθήκευσης στο Google Drive σας, επειδή εξακολουθεί να υπάρχει στον λογαριασμό σας. Είτε το βλέπετε στα εισερχόμενά σας είτε όχι, το μέγεθος του αρχείου σε megabyte παραμένει το ίδιο.
Επομένως, εάν ο στόχος σας είναι να έχετε ένα οπτικά οργανωμένο φάκελο εισερχομένων, η αρχειοθέτηση είναι πολύ πρακτική. Αλλά εάν ανησυχείτε για την εξάντληση του αποθηκευτικού χώρου , η αρχειοθέτηση δεν θα βοηθήσει. Σε αυτήν την περίπτωση, η μόνη αποτελεσματική λύση είναι να διαγράψετε τα email, ειδικά εκείνα με μεγάλα συνημμένα που δεν χρειάζεστε πλέον.
Πριν χρησιμοποιήσετε την πιστωτική σας κάρτα, σκεφτείτε μήπως το πρόβλημά σας δεν είναι τόσο το όριο δεδομένων που έχετε όσο οι συνήθειες διαχείρισης email. Πιθανότατα κρατάτε χιλιάδες μηνύματα που δεν θα θέλετε να ανοίξετε ποτέ ξανά , μηνύματα που θα μπορούσαν εύκολα να διαγραφούν χωρίς δεύτερη σκέψη.
Ένα πρακτικό βήμα είναι να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε το email στην κινητή σας συσκευή. Σε πολλές ρυθμίσεις, η προεπιλεγμένη κίνηση για τη σάρωση ενός email (αριστερά ή δεξιά) έχει οριστεί σε "Αρχειοθέτηση". Αν θέλετε να ξεκινήσετε να ελευθερώνετε πραγματικό χώρο, μεταβείτε στις ρυθμίσεις της εφαρμογής Gmail στην κινητή σας συσκευή, εισαγάγετε "Γενικές ρυθμίσεις" και στην ενότητα " Ενέργειες σάρωσης ", αλλάξτε μία από τις δύο επιλογές σε "Διαγραφή". Αυτό θα σας επιτρέψει να αποφασίσετε πιο γρήγορα τι αρχειοθετείται και τι διαγράφεται.
Η αρχειοθέτηση είναι απολύτως λογική για λογιστικά έγγραφα, συμβόλαια, email με φορολογικά στοιχεία, σημαντικές επικοινωνίες με πελάτες ή προμηθευτές και γενικά οτιδήποτε έχει μεσοπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη αξία. Αλλά για τα υπόλοιπα email που απλώς προσθέτουν ακαταστασία, το σωστό είναι να τα διαγράψετε χωρίς δισταγμό και έτσι να ελευθερώσετε σταδιακά τον αποθηκευτικό σας χώρο.
Συνήθη προβλήματα κατά την αρχειοθέτηση πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail
Ένας άλλος αρκετά συνηθισμένος πονοκέφαλος προκύπτει όταν προσπαθείτε να αρχειοθετήσετε μεγάλες ποσότητες email ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, τα εισερχόμενά σας χωρίζονται σε "Μη αναγνωσμένα" και "Όλα τα υπόλοιπα" και βλέπετε ότι το Gmail υποδεικνύει ότι υπάρχουν αρκετές χιλιάδες μηνύματα στην ενότητα "Όλα τα υπόλοιπα", επομένως αποφασίζετε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Αρχειοθέτηση όλων των στοιχείων" από το μενού με τις τρεις τελείες.
Λογικά, αυτός ο αριθμός θα πρέπει να μειωθεί στο μηδέν μετά την επέμβαση, αλλά πολλοί χρήστες διαπιστώνουν ότι αρχειοθετούνται μόνο 50 μηνύματα κάθε φορά. Πρέπει να επαναλαμβάνουν την επέμβαση ξανά και ξανά, βλέποντας τον μετρητή να μειώνεται κατά 2.000 ή κατά 1.500 κατά 1.450, και ξαφνικά, όταν έχουν απομείνει μόνο λίγα, ο αριθμός μειώνεται κατακόρυφα σε πολύ χαμηλότερο αριθμό (για παράδειγμα, από 400 σε 10). Αυτό δημιουργεί δυσπιστία: μήπως χάθηκαν email; Μήπως έχει χαλάσει κάτι στο Gmail;
Στην πραγματικότητα, αυτό που συμβαίνει είναι ότι η διεπαφή ιστού του Gmail λειτουργεί συνήθως με σελίδες των 50 μηνυμάτων και εφαρμόζει την ενέργεια στα ορατά ή επιλεγμένα στοιχεία, όχι πάντα στον συνολικό αριθμό που υποδεικνύεται από τον μετρητή. Επιπλέον, ενεργοποιούνται φίλτρα, κατηγορίες, νήματα συνομιλίας και δυναμικές αναζητήσεις, με αποτέλεσμα να αλλάζει ο συνολικός αριθμός καθώς εφαρμόζονται ενέργειες.
Όταν αρχειοθετείτε πολλά email, το Gmail υπολογίζει εκ νέου ποια μηνύματα εξακολουθούν να πληρούν τα κριτήρια της προβολής που χρησιμοποιείτε (για παράδειγμα, "Όλα τα υπόλοιπα" ή μια συγκεκριμένη αναζήτηση). Μόλις ένα email αφαιρεθεί από τα εισερχόμενά σας, ενδέχεται να εξαφανιστεί από αυτήν την προβολή, προκαλώντας αυτές τις ξαφνικές αυξήσεις στον μετρητή email. Παρόλο που μπορεί να προκαλεί σύγχυση, συνήθως δεν χάνετε πληροφορίες . Τα αποτελέσματα που εμφανίζονται απλώς αλλάζουν.
Δυστυχώς, το Gmail δεν προσφέρει ένα μαγικό κουμπί που να αρχειοθετεί όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια κατηγορία ταυτόχρονα χωρίς αυτούς τους περιορισμούς στη διεπαφή. Θα πρέπει να είστε υπομονετικοί ή, ακόμα καλύτερα, να χρησιμοποιήσετε σύνθετες αναζητήσεις με εύρη ημερομηνιών και συνθήκες για να αρχειοθετήσετε ή να διαγράψετε πιο διαχειρίσιμα μπλοκ μηνυμάτων.
Ταχύτεροι τρόποι αρχειοθέτησης μεγάλων ποσοτήτων email
Αν θέλετε να καθαρίσετε ένα ακατάστατο φάκελο εισερχομένων αρχειοθετώντας τα email, ο πιο αποτελεσματικός τρόπος είναι να συνδυάσετε τη μαζική επιλογή με τα φίλτρα αναζήτησης του Gmail. Αυτό σας επιτρέπει να στοχεύετε ομάδες email με πολύ συγκεκριμένα χαρακτηριστικά σε λιγότερα βήματα.
Στη γραμμή αναζήτησης του Gmail, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τελεστές όπως αποστολέας, μέγεθος, ημερομηνία ή λέξεις-κλειδιά. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να αναζητήσετε όλα τα email από έναν συγκεκριμένο αποστολέα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε όλα τα αποτελέσματα για να τα αρχειοθετήσετε ή να τα διαγράψετε. Αυτό σας βοηθά να απαλλαγείτε από μαζικά ενημερωτικά δελτία , ειδοποιήσεις push ή ανεπιθύμητα email που απλώς καταλαμβάνουν χώρο.
Όταν θέλετε να επεξεργαστείτε όλα τα αποτελέσματα μιας αναζήτησης, μην περιορίζεστε στη σελίδα με τα 50 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: επιλέξτε το πλαίσιο πάνω από τη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον σύνδεσμο που συνήθως αναφέρει "Επιλογή όλων των συνομιλιών που ταιριάζουν με αυτήν την αναζήτηση ". Με αυτόν τον τρόπο, το Gmail κατανοεί ότι θέλετε να εφαρμόσετε την ενέργεια σε ολόκληρο το σύνολο.
Μια άλλη χρήσιμη στρατηγική είναι ο συνδυασμός εύρους ημερομηνιών: για παράδειγμα, αναζητήστε όλα τα email που είναι παλαιότερα από ένα συγκεκριμένο έτος και δεν πιστεύετε ότι θα τα χρειαστείτε. Πολλοί χρήστες ανακαλύπτουν ότι έχουν χιλιάδες αποθηκευμένα μηνύματα από 6, 7 ή 10 χρόνια πριν, τα οποία, στην πράξη, δεν είχαν κανένα λόγο να τα κρατήσουν και με λίγα μόνο κλικ μπορούν να τα αρχειοθετήσουν ή να τα διαγράψουν.
Αν χρησιμοποιείτε επίσης ετικέτες, μπορείτε να αρχειοθετήσετε σε μπλοκ email από συγκεκριμένες κατηγορίες που δεν είναι πλέον ενεργές (για παράδειγμα, κλειστά έργα). Τελικός στόχος είναι τα εισερχόμενά σας να αντικατοπτρίζουν μόνο ό,τι απαιτεί προσοχή τώρα , ενώ όλα τα υπόλοιπα θα είναι σωστά αποθηκευμένα ή διαγραμμένα.
Γιατί αξίζει να αρχειοθετείτε τα email αντί να τα διαγράφετε (όταν είναι λογικό)
Η αρχειοθέτηση μπορεί να γίνει ο καλύτερος σύμμαχός σας, αν τη χρησιμοποιείτε με σύνεση. Πέρα από το ζήτημα του χώρου, υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους η αρχειοθέτηση είναι προτιμότερη από τη διαγραφή σε ορισμένες περιπτώσεις, ειδικά αν εργάζεστε με ευαίσθητες πληροφορίες ή έχετε μια επιχείρηση.
Ένα από τα πιο ξεκάθαρα πλεονεκτήματα είναι ότι η αρχειοθέτηση σας βοηθά να διατηρείτε ένα πολύ πιο καθαρό και πιο διαχειρίσιμο φάκελο εισερχομένων . Εάν, αφού διαχειριστείτε ένα email (απάντηση, λήψη σημειώσεων, καταγραφή πληροφοριών κ.λπ.), το αφαιρέσετε από την κύρια προβολή, είναι πιο εύκολο να εστιάσετε αποκλειστικά σε ό,τι εκκρεμεί ακόμα.
Ένα άλλο σημαντικό σημείο είναι ότι η αρχειοθέτηση διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε πολύτιμα δεδομένα . Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν τιμολόγια, συμφωνίες, συνομιλίες με πελάτες ή άλλα σχετικά έγγραφα ενδέχεται να χρειαστούν μήνες ή και χρόνια αργότερα. Αντί να διακινδυνεύσετε τυχαία διαγραφή, τα αρχειοθετείτε και βασίζεστε στην ισχυρή αναζήτηση του Gmail για να τα ανακτήσετε όταν χρειαστεί.
Επιπλέον, μια καλή πολιτική αρχειοθέτησης καθιστά την εύρεση σημαντικών πληροφοριών γρήγορη και εύκολη . Σε ένα επιχειρηματικό πλαίσιο, αυτό μπορεί να είναι το κλειδί για τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς, την αιτιολόγηση των εξόδων, την ανταπόκριση σε ελέγχους ή την υπεράσπιση από πιθανές δικαστικές διαμάχες. Γι' αυτό πολλές εταιρείες θεωρούν την αρχειοθέτηση email θεμελιώδες μέρος της στρατηγικής τους για τη συμμόρφωση και τη νομική προστασία.
Ωστόσο, όλα αυτά λειτουργούν μόνο αν συνδυάσετε την αρχειοθέτηση με μια συγκεκριμένη πειθαρχία στη διαγραφή όσων σίγουρα δεν χρειάζεστε. Η ισορροπία έγκειται στην αρχειοθέτηση όσων είναι σημαντικά και στην εξάλειψη του θορύβου , όχι στο να κρατάτε τα πάντα «για κάθε ενδεχόμενο», επειδή αργά ή γρήγορα θα ξεμείνετε από χώρο.
Πού αποθηκεύονται τα αρχειοθετημένα email στο Gmail (έκδοση για υπολογιστές);
Μια συνηθισμένη ερώτηση είναι: «Αρχειοθέτησα κάτι, πού βρίσκεται τώρα;» Στο Gmail για υπολογιστή, τα αρχειοθετημένα μηνύματα βρίσκονται στην προβολή «Όλα τα μηνύματα» , η οποία περιλαμβάνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας, τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όλα τα άλλα μηνύματα στον λογαριασμό σας.
Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό από το πρόγραμμα περιήγησής σας, μετακινήστε τον κέρσορα στην αριστερή πλευρά της οθόνης, όπου εμφανίζεται το μενού ετικετών. Εάν είναι ελαχιστοποιημένο, τοποθετώντας το ποντίκι πάνω του θα το αναπτύξετε. Κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να βρείτε την επιλογή "Όλα τα email" και κάντε κλικ σε αυτήν. Θα δείτε μια λίστα με όλα τα μηνύματα που είναι αποθηκευμένα στον λογαριασμό σας , συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων.
Λάβετε υπόψη ότι τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχουν την ετικέτα "Εισερχόμενα", αλλά ενδέχεται να έχουν άλλες ετικέτες που έχετε δημιουργήσει. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε γρήγορα τον τύπο του μηνύματος ή το έργο στο οποίο ανήκει, ακόμα κι αν δεν βρίσκεται πλέον στα κύρια εισερχόμενά σας.
Αν έχετε την τάση να αρχειοθετείτε πολλά μηνύματα καθημερινά, η περιήγηση στα "Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" μπορεί να μην είναι ο πιο βολικός τρόπος για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, επειδή αυτός ο φάκελος είναι συνήθως πολύ μεγάλος. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι πολύ πιο αποτελεσματικό να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή αναζήτησης σε συνδυασμό με σχετικές λέξεις-κλειδιά , αποστολείς ή κατά προσέγγιση ημερομηνίες για να περιορίσετε τα αποτελέσματα.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ελαφρώς πιο τεχνική προηγμένη αναζήτηση, χρησιμοποιώντας μια συμβολοσειρά όπως -in:Sent -in:Draft -in:Inbox -has:nouserlabels για να εμφανίσετε συγκεκριμένα σύνολα μηνυμάτων, αν και αυτός ο τύπος είναι πιο χρήσιμος για χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με τις προηγμένες αναζητήσεις του Gmail.
Πώς να βρείτε αρχειοθετημένα email χρησιμοποιώντας την αναζήτηση Gmail
Η γραμμή αναζήτησης του Gmail είναι πολύ πιο ισχυρή από ό,τι φαίνεται αρχικά και αποτελεί το βασικό εργαλείο για τον εντοπισμό αρχειοθετημένων μηνυμάτων. Ο απλούστερος τρόπος είναι να εισαγάγετε μία ή περισσότερες λέξεις-κλειδιά που θυμάστε από το θέμα ή το περιεχόμενο του email. Όσο περισσότερες λέξεις-κλειδιά χρησιμοποιείτε, τόσο πιο συγκεκριμένα θα είναι τα αποτελέσματα.
Αν θυμάστε ποιος σας έστειλε το μήνυμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή ` από:` ακολουθούμενο από το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα. Αν θυμάστε σε ποιον το στείλατε, τότε θα χρησιμοποιήσετε τον τελεστή ` προς: `. Είναι επίσης δυνατό να συνδυάσετε τον αποστολέα με λέξεις-κλειδιά, εύρη ημερομηνιών ή ακόμα και μεγέθη αρχείων για να απομονώσετε το ακριβές μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναζητάτε.
Τα αρχειοθετημένα μηνύματα εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης όπως ακριβώς οποιοδήποτε άλλο email που βρίσκεται ακόμα στον λογαριασμό σας, επομένως, παρόλο που δεν βρίσκονται στα εισερχόμενά σας, εξακολουθούν να είναι πλήρως προσβάσιμα μέσω της λειτουργίας αναζήτησης. Στην πραγματικότητα, αυτό είναι το μεγάλο πλεονέκτημα της αρχειοθέτησης: δεν σας αναγκάζει να θυμάστε πού αποθηκεύσατε οτιδήποτε , μόνο για να εκτελέσετε μια ελάχιστα ακριβή αναζήτηση.
Εάν θέλετε ή χρειάζεται να αναπαράγετε τη συμπεριφορά της προβολής "Όλα τα μηνύματα" από τη γραμμή αναζήτησης, μπορείτε να εισαγάγετε κάτι όπως -in:Απεσταλμένα -in:Πρόχειρα -in:Εισερχόμενα για να συμπεριλάβετε μηνύματα εκτός των φακέλων Απεσταλμένα, Πρόχειρα και Εισερχόμενα. Αυτός είναι ένας πιο έμμεσος τρόπος για να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια ολοκληρωμένη λίστα μηνυμάτων, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων.
Σε κάθε περίπτωση, το σημαντικό που πρέπει να κατανοήσετε είναι ότι η αρχειοθέτηση δεν καθιστά ποτέ ένα email «αόρατο» για το Gmail: απλώς το αφαιρεί από τα κύρια εισερχόμενα, αλλά είναι πάντα εντοπίσιμο μέσω της μηχανής αναζήτησης, εφόσον δεν το έχετε διαγράψει.
Πώς να βρείτε αρχειοθετημένα email στο κινητό σας τηλέφωνο (Android και iPhone)
Στις εφαρμογές Gmail για Android και iPhone, η ιδέα είναι ακριβώς η ίδια όπως και στην επιφάνεια εργασίας, αν και η διεπαφή είναι ελαφρώς διαφορετική. Τα αρχειοθετημένα μηνύματα εμφανίζονται στην ετικέτα "Όλα τα μηνύματα" και εμφανίζονται επίσης στα αποτελέσματα αναζήτησης.
Για να δείτε τα "Όλα τα email" στην κινητή σας συσκευή, ανοίξτε την εφαρμογή, πατήστε το εικονίδιο μενού (τις τρεις οριζόντιες γραμμές, γνωστές και ως "μενού χάμπουργκερ") που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία και μετακινηθείτε στη λίστα με τις ετικέτες μέχρι να βρείτε την επιλογή "Όλα τα email". Πατώντας το, θα εμφανιστούν τα αποθηκευμένα email σας, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων.
Αν δεν θέλετε να ξεφυλλίσετε μια τόσο μεγάλη λίστα, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε απευθείας τον μεγεθυντικό φακό αναζήτησης. Εισαγάγετε λέξεις-κλειδιά, αποστολείς ή θέματα που θυμάστε από το μήνυμα που αναζητάτε και το Gmail θα εμφανίσει αποτελέσματα από ολόκληρο τον λογαριασμό σας, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Στο iPhone, αν και πολλοί χρήστες προτιμούν την εγγενή εφαρμογή Mail, η επίσημη εφαρμογή Gmail προσφέρει το ίδιο σύστημα: ένα πλευρικό μενού, μια καρτέλα "Όλα τα μηνύματα" και μια γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος. Η λογική αρχειοθέτησης και ο τρόπος εύρεσης email είναι τα ίδια με αυτά στο Android.
Πώς να αναιρέσετε την αρχειοθέτηση των email στο Gmail και να τα επιστρέψετε στα εισερχόμενά σας
Εάν αρχειοθετήσατε ένα email και αργότερα αποφασίσετε ότι θέλετε να το δείτε ξανά στα εισερχόμενά σας, η κατάργηση της αρχειοθέτησής του είναι πολύ εύκολη. Αρχικά, εντοπίστε το, είτε μεταβαίνοντας στην ενότητα "Όλα τα email" είτε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία αναζήτησης του Gmail για να το βρείτε με βάση το θέμα, τον αποστολέα ή τη λέξη-κλειδί.
Μόλις ανοίξετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (στον υπολογιστή ή την κινητή συσκευή σας), αναζητήστε το κουμπί "Μετακίνηση στα Εισερχόμενα" ή το εικονίδιο με ένα βέλος που δείχνει προς μια περιοχή ειδοποιήσεων. Κάνοντας κλικ σε αυτό, η ετικέτα "Εισερχόμενα" θα προστεθεί ξανά στο Gmail και το μήνυμα θα επανεμφανιστεί στον κύριο φάκελό σας σαν να μην είχε αρχειοθετηθεί ποτέ.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλά email στην προβολή "Όλα τα email" ή μέσα στα αποτελέσματα μιας αναζήτησης και, στη συνέχεια, να πατήσετε το ίδιο κουμπί "Μετακίνηση στα Εισερχόμενα" για να καταργήσετε την αρχειοθέτηση ολόκληρων μπλοκ μηνυμάτων ταυτόχρονα.
Από εκείνο το σημείο και μετά, το Gmail θα αντιμετωπίζει αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως όλα τα άλλα: αν τα ξαναδιαβάσετε και αποφασίσετε ότι δεν χρειάζεται πλέον να τα βλέπετε στα εισερχόμενά σας, μπορείτε να τα αρχειοθετήσετε ξανά χωρίς κανένα πρόβλημα. Είναι μια πλήρως αναστρέψιμη διαδικασία, εφόσον δεν τα έχετε διαγράψει.
Αυτή η δυνατότητα κατάργησης αρχειοθέτησης με ένα μόνο κλικ είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους η αρχειοθέτηση είναι τόσο πρακτική: δεν είναι μια μόνιμη απόφαση . Εάν αλλάξετε γνώμη ή ένα νήμα γίνει ξανά σημαντικό, μπορείτε να το ανακτήσετε σε δευτερόλεπτα, και αυτό είναι όλο.
Πώς να διαγράψετε email που έχουν ήδη αρχειοθετηθεί
Έρχεται ένα σημείο που, ακόμα κι αν είναι αρχειοθετημένα, αποφασίζετε ότι υπάρχουν μηνύματα που δεν χρειάζεστε πλέον και θέλετε να τα διαγράψετε για να ελευθερώσετε χώρο. Η διαδικασία είναι τόσο απλή όσο ο εντοπισμός αυτών των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, αντί να τα αρχειοθετήσετε ξανά, η αποστολή τους απευθείας στον κάδο απορριμμάτων.
Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην ενότητα "Όλα τα email" ή πραγματοποιήστε μια αναζήτηση για να εντοπίσετε αρχειοθετημένα μηνύματα που δεν θέλετε πλέον να διατηρείτε (για παράδειγμα, παλιά ενημερωτικά δελτία ή πολύ παλιές επιβεβαιώσεις αγοράς). Επιλέξτε τα email που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων για να τα μετακινήσετε στον φάκελο "Κάδος απορριμμάτων".
Να θυμάστε ότι όσο τα email βρίσκονται στον κάδο απορριμμάτων, έχετε 30 ημέρες για να αλλάξετε γνώμη και να τα ανακτήσετε. Μετά από αυτήν την περίοδο, το Gmail θα τα διαγράψει οριστικά και ο χώρος που καταλάμβαναν θα ελευθερωθεί. Γι' αυτό, είναι καλή ιδέα να ελέγχετε γρήγορα τον κάδο απορριμμάτων σας πριν από την προθεσμία, εάν έχετε πραγματοποιήσει μαζικές εκκαθαρίσεις email.
Η τακτική διαγραφή αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι πλέον χρήσιμα (ειδικά εκείνων με μεγάλα συνημμένα) είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αποτρέψετε τον λογαριασμό σας από το να φτάσει στο όριό του. Η αρχειοθέτηση είναι καλή για να διατηρείτε τα πράγματα οργανωμένα, αλλά μόνο η ελεγχόμενη διαγραφή εγγυάται ότι θα ελευθερώσετε χώρο στο αποθηκευτικό χώρο της Google.
Αν προτιμάτε, μπορείτε να το κάνετε σταδιακά εφαρμόζοντας αναζητήσεις του τύπου "older_than:1y" σε συνδυασμό με συγκεκριμένους αποστολείς ή λέξεις-κλειδιά για να εντοπίσετε τα παλαιότερα και πιο περιττά στοιχεία στο αρχείο σας.
Αυτοματοποίηση αρχειοθέτησης: αποστολή, αρχειοθέτηση και έξυπνα φίλτρα
Εάν λαμβάνετε ή στέλνετε δεκάδες ή εκατοντάδες email την ημέρα, η αρχειοθέτησή τους ένα προς ένα μπορεί να είναι μια ατελείωτη εργασία. Για εξοικονόμηση χρόνου, το Gmail προσφέρει μια λειτουργία που σας επιτρέπει να αρχειοθετείτε αυτόματα τα email στα οποία απαντάτε , καθώς και φίλτρα για την αυτόματη επεξεργασία ορισμένων μηνυμάτων μόλις φτάσουν.
Στην επιφάνεια εργασίας σας, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις (εικονίδιο με το γρανάζι επάνω δεξιά) και κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή όλων των ρυθμίσεων". Στην καρτέλα "Γενικά", βρείτε την ενότητα "Αποστολή & Αρχειοθέτηση" και επιλέξτε την επιλογή "Εμφάνιση του κουμπιού 'Αποστολή & Αρχειοθέτηση' στις απαντήσεις". Αποθηκεύστε τις αλλαγές. Από εκεί και πέρα, όταν απαντάτε σε ένα email, θα εμφανίζεται ένα νέο κουμπί που σας επιτρέπει να στείλετε την απάντηση και να αρχειοθετήσετε τη συνομιλία ταυτόχρονα.
Αυτή η μικρή προσαρμογή μειώνει σημαντικά τον χρόνο που αφιερώνετε στον καθαρισμό των εισερχομένων σας, επειδή κάθε φορά που απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θεωρείτε επιλυμένο, η συνομιλία εξαφανίζεται αυτόματα από τα εισερχόμενά σας, χωρίς επιπλέον βήματα. Εάν λάβετε μια νέα απάντηση σε αυτό το νήμα, το Gmail θα την εμφανίσει ξανά, επομένως δεν κινδυνεύετε να την χάσετε.
Εκτός από αυτήν την επιλογή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φίλτρα Gmail για να αρχειοθετήσετε συγκεκριμένα μηνύματα χωρίς να εμφανίζονται στα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε φίλτρα για ενημερωτικά δελτία ή επαναλαμβανόμενες ειδοποιήσεις που θέλετε να διατηρείτε διαθέσιμες για αναφορά, αλλά δεν θέλετε να αναμειγνύονται με τα σημαντικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τα φίλτρα, μπορείτε να πείτε στο Gmail να μην εφαρμόζει την ετικέτα "Εισερχόμενα" σε συγκεκριμένους αποστολείς ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένα θέματα , αρχειοθετώντας τα ουσιαστικά αυτόματα.
Τα προγράμματα-πελάτες email τρίτων κατασκευαστών έχουν επίσης ενσωματώσει κουμπιά και ροές εργασίας παρόμοια με τη λειτουργικότητα "αποστολής και αρχειοθέτησης" του Gmail, ενσωματώνοντας λειτουργίες όπως ένα ενοποιημένο φάκελο εισερχομένων, αναβολή και υπενθυμίσεις παρακολούθησης. Η χρήση αυτών των εργαλείων μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε την αρχειοθέτηση σχεδόν αυτόματη και να διατηρείτε τον έλεγχο του email σας με λιγότερη προσπάθεια.
Το κλειδί είναι να διαμορφώσετε τα εργαλεία σας έξυπνα μία φορά, έτσι ώστε, μέρα με τη μέρα, η διαχείριση email να είναι ελάχιστη και να μπορείτε να επικεντρωθείτε σε ό,τι είναι σημαντικό, αντί να περνάτε το μισό πρωί κάνοντας κλικ στην επιλογή "Αρχειοθέτηση" ξανά και ξανά.
Συνήθη προβλήματα με τα συνημμένα και η σχέση τους με τον χώρο αποθήκευσης
Τα συνημμένα αποτελούν ξεχωριστό ζήτημα στα προβλήματα του Gmail. Παρόλο που το Gmail είναι αρκετά ισχυρό, δεν είναι ασυνήθιστο να αντιμετωπίζετε καταστάσεις όπου οι προεπισκοπήσεις συνημμένων αποτυγχάνουν , τα συνημμένα δεν ανεβαίνουν, οι λήψεις δεν ξεκινούν ή ορισμένες μορφές προκαλούν προβλήματα—κάτι ιδιαίτερα εκνευριστικό όταν βιάζεστε.
Μεταξύ των πιο συνηθισμένων αιτιών είναι οι περιορισμοί στο μέγεθος των αρχείων (το Gmail έχει μέγιστο όριο ανά μήνυμα), μια ασταθής σύνδεση στο Διαδίκτυο που διακόπτει την αποστολή ή τη λήψη, οι αποκλεισμοί από το πρόγραμμα περιήγησης ή το antivirus ή ακόμα και οι περιορισμοί για λόγους ασφαλείας κατά την επεξεργασία δυνητικά επικίνδυνων τύπων αρχείων (όπως ορισμένα εκτελέσιμα αρχεία ή συμπιεσμένα αρχεία με ύποπτο περιεχόμενο).
Αυτά τα προβλήματα δεν επηρεάζουν μόνο την καθημερινή επικοινωνία, αλλά μπορούν επίσης να επηρεάσουν έμμεσα τη διαχείριση του χώρου αποθήκευσης. Τα μεγάλα συνημμένα που καταφέρνετε να στείλετε ή να λάβετε και στη συνέχεια να αποθηκεύσετε στο email σας καταλαμβάνουν σημαντικό μέρος αυτών των 15 GB αποθηκευτικού χώρου Google, ακόμα κι αν μετακινήσετε τα μηνύματα σε ένα αρχείο.
Για να αποτρέψετε το ενδεχόμενο τα συνημμένα να γίνουν πρόβλημα, είναι καλή ιδέα να αποκτήσετε τη συνήθεια να ανεβάζετε μεγάλα έγγραφα στο Google Drive ή σε άλλες υπηρεσίες cloud και να κοινοποιείτε συνδέσμους, αντί να επισυνάπτετε πάντα αρχεία απευθείας σε μηνύματα. Είναι επίσης καλή ιδέα να καθαρίζετε περιοδικά παλιά email με συνημμένα, χρησιμοποιώντας αναζητήσεις όπως ` has:attachment larger:10M` για να εντοπίσετε τα μεγαλύτερα και να αποφασίσετε αν αξίζει πραγματικά να τα διατηρήσετε.
Γνωρίζοντας τις πιο συνηθισμένες αιτίες σφαλμάτων συνημμένων και τα εργαλεία που προσφέρει το Gmail για το φιλτράρισμα και την αναθεώρησή τους, θα έχετε όχι μόνο πιο ομαλή επικοινωνία, αλλά και καλύτερο έλεγχο του τι αποθηκεύεται και τι διαγράφεται , κάτι θεμελιώδες αν δεν θέλετε να αντιμετωπίζετε συνεχώς όρια αποθηκευτικού χώρου.
Η αποτελεσματική διαχείριση του αρχείου του Gmail σας δεν αφορά μόνο την οπτική οργάνωση. Πρόκειται για την κατανόηση του τρόπου λειτουργίας του χώρου αποθήκευσης, πότε να αρχειοθετείτε και πότε να διαγράφετε, πώς να βρίσκετε και να αφαιρείτε από την αρχειοθέτηση ό,τι χρειάζεστε και τι να κάνετε με αυτά τα συνημμένα που διογκώνουν τον λογαριασμό σας χωρίς καν να το συνειδητοποιείτε. Εάν προσαρμόσετε τις συνήθειές σας και εκμεταλλευτείτε τις λειτουργίες αναζήτησης, φιλτραρίσματος και αυτοματισμού , τα εισερχόμενά σας θα πάψουν να είναι ένα χρόνιο χάος και θα γίνουν ένα ευέλικτο εργαλείο που δεν σας κλέβει χρόνο ή χώρο.